1. Mục tiêu bài giảng 

• Nắm được cách lên thời gian thực hiện hoạt động truyền thông 
• Hiểu được tầm quan trọng của việc lên ngân sách và quản lý ngân sách  

2. THỜI GIAN THỰC HIỆN 

• Vạch ra chi tiết thời điểm bắt đầu và kết thúc của mỗi hạng mục truyền thông.  
• Các mốc thời gian nên được trình bày trên lịch để tránh sự trùng lặp hay có sự kết hợp khoa học giữa các hoạt động. 

3. NGÂN SÁCH  

• Ngân sách sẽ gắn liền với kế hoạch hành động. 
• Nếu không nắm được ngân sách thực hiện, bạn rất có thể vạch ra những kế hoạch không khả thi. 

Xác định Ngân Sách Tổng

• Xác định rõ ngân sách ban đầu cho dự án, bao gồm cả chi phí dự kiến và dự trữ dự phòng cho các rủi ro không mong muốn. 
• So sánh ngân sách với các dự án tương tự đã thực hiện để đảm bảo sự hợp lý và khả thi. 

Lập Kế Hoạch Ngân Sách Chi Tiết

• Phân chia ngân sách thành các khoản chi phí cụ thể như nhân sự, thuê trang thiết bị, giải thưởng (nếu là tổ chức cuộc thi) và các chi phí khác. 
• Lập kế hoạch chi tiết giúp theo dõi và kiểm soát từng khoản chi phí một cách hiệu quả. 

Theo dõi và Kiểm Soát Chi Phí Thường Xuyên

• Thực hiện kiểm soát chi phí thường xuyên để đảm bảo rằng các chi phí thực tế không vượt quá ngân sách dự kiến. Nếu có khoản vượt ngân sách dự kiến thì sẽ cần điều chỉnh những hạng mục khác để không vượt quá ngân sách tổng.  
• Đối với dự án có tài trợ của các bên, cần trao đổi với Kế toán của các bên để bảo đảm tuân thủ đúng theo thủ tục và giấy tờ về thanh toán. 

Quản Lý Rủi Ro Ngân sách

• Xác định và đánh giá các rủi ro có thể ảnh hưởng đến ngân sách. 
• Dự trữ một phần ngân sách cho các tình huống không mong muốn hoặc biến động trong giá cả và yêu cầu dự án. 

Tổ Chức Họp Định Kỳ về Ngân Sách

• Tổ chức các cuộc họp định kỳ để xem xét và cập nhật về tình hình ngân sách dự án. 
• Thảo luận về bất kỳ biến động chi phí nào và đưa ra quyết định về việc điều chỉnh ngân sách nếu cần thiết. 

Báo Cáo Về Tiến Độ và Ngân Sách

• Báo cáo định kỳ về tiến độ và tình hình ngân sách cho các bên liên quan để họ có cái nhìn toàn diện về tình hình dự án. 
• Mô tả rõ các thay đổi và điều chỉnh ngân sách, nếu có. 

Ví dụ minh họa về một bản ngân sách hoạt động (bản rút gọn).